- La normativa fortalece la seguridad jurídica, moderniza la gestión notarial y refuerza la política de Gobierno Digital del país.
Anyelin Campos | acampos@elsoldeoccidente.com
Nacional. Con la entrada en vigencia de la Ley N.° 10798, Costa Rica da un paso decisivo hacia la modernización de los servicios notariales al establecer como obligatoria la presentación digital del índice notarial, una medida que permitirá agilizar trámites, fortalecer la transparencia y facilitar el acceso a la información mediante el uso de herramientas tecnológicas.
La nueva normativa dispone que los índices notariales deberán presentarse exclusivamente de forma digital a través de la plataforma INDEX, sistema electrónico seguro propiedad del Archivo Nacional, que utiliza firma digital y automatiza más del 90 % del proceso de acreditación. Esta digitalización también fortalece la fiscalización a cargo de la Dirección Nacional de Notariado y del Archivo Nacional, entidad adscrita al Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ).
El ministro de Cultura y Juventud, Jorge Rodríguez Vives, destacó que esta ley refuerza la transformación digital del Estado y agradeció el respaldo legislativo para su aprobación. “Esta reforma representa un paso firme hacia un sistema notarial más moderno, eficiente y transparente. Al digitalizar los índices notariales se optimizan los procesos administrativos, se reducen los trámites presenciales y se fortalece la seguridad jurídica, en beneficio tanto de los notarios como de la ciudadanía”, señaló.
Por su parte, la directora del Archivo Nacional, Ivannia Valverde Guevara, explicó que este avance es el resultado de un esfuerzo iniciado hace dos décadas. “Desde 2005, el Archivo Nacional visualizaba un índice sin papel que permitiera aprovechar la tecnología para fortalecer la transparencia y la probidad de la función notarial. De ese proceso nació INDEX, una plataforma consultable vía Internet que permite a los usuarios localizar documentos públicos asentados en los tomos de protocolo”, indicó.
La ley también promueve la interoperabilidad con instituciones públicas como el Ministerio de Hacienda, el Registro Nacional, el Poder Judicial y el Instituto Costarricense sobre Drogas, lo que mejorará la eficiencia del Estado y la trazabilidad documental. Asimismo, contribuye al cumplimiento de compromisos internacionales asumidos por Costa Rica ante la OCDE y el GAFILAT, al facilitar el análisis automatizado de riesgo en materia de prevención de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
La normativa incluye dos disposiciones transitorias: el Poder Ejecutivo contará con un plazo de un año, a partir de la publicación de la ley, para emitir su reglamento; mientras que, para las personas funcionarias notarias consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, la obligatoriedad entrará en vigencia dos años después de su publicación.
Actualmente, la plataforma INDEX ya cuenta con una tarifa que financia su funcionamiento, por lo que la implementación de la ley no requerirá recursos adicionales del Estado. Además, la digitalización obligatoria reducirá significativamente el uso de papel, contribuyendo a la sostenibilidad ambiental.
Con esta aprobación, Costa Rica avanza hacia una gestión notarial más ágil, segura y alineada con estándares internacionales de transparencia y eficiencia administrativa, reafirmando el compromiso del Ministerio de Cultura y Juventud y del Archivo Nacional con la innovación tecnológica y la modernización del servicio público.
El Archivo Notarial cumple un rol fundamental como respaldo de las escrituras originales que dan trazabilidad a los negocios jurídicos que sostienen la economía del país. Desde compraventas, testamentos y declaraciones juradas hasta contratos de gran complejidad, el índice notarial permite a las personas usuarias localizar las escrituras dentro de los tomos de protocolo y garantiza la certeza jurídica sobre su otorgamiento, función que ahora se fortalece con su digitalización obligatoria.
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